Khái niệm và phương pháp TPM được Viện Bảo dưỡng Nhà máy Nhật bản (Japan Institute of Plant Maintenance-JIPM) giới thiệu lần đầu tiên vào năm 1971. Bắt đầu từ những năm 1980, TPM bắt đầu được phổ biến rộng ra bên ngoài Nhật Bản nhờ cuốn sách Introduction to TPM and TPM Development Program của tác giả Seiichi Nakajima, một chuyên gia của JIPM.

TPM là chữ viết tắt tiếng Anh của Total Productive Maintenance, tiếng Việt gọi là Duy trì hiệu suất thiết bị tổng thể. Mỗi từ tiếng Anh này thể hiện ý nghĩa như sau:

Duy trì – Maintenance, nghĩa là:

• Giữ thiết bị luôn trong điều kiện vận hành tốt;
• Thực hiện công việc sửa chữa, lau chùi, tra dầu mỡ.

Hiệu suất – Productive, nghĩa là:

• Thực hiện các hành động trong toàn bộ quá trình sản xuất liên quan;
• Giảm thiểu các vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất;
• Thiết bị hoạt động hiệu quả không phải chỉ trong ngắn hạn mà trong suốt vòng đời của thiết bị.

Tổng thể – Total, có ý nghĩa là:

• Trách nhiệm bảo dưỡng không chỉ của bộ phận bảo dưỡng mà tất cả các phòng ban có liên quan;
• Mỗi thành viên, từ người quản lý cao nhất đến những công nhân bình thường đều phải tham gia vào các hoạt động TPM;
• Nhắm tới loại bỏ tất cả tai nạn, lỗi và hư hỏng của thiết bị.

Có thể hiểu, TPM kết hợp thực hành Bảo dưỡng phòng ngừa và Quản lý chất lượng toàn diện (Total Quality Management – TQM) với sự tham gia của tất cả mọi người có liên quan để hình thành nên một văn hóa, đó là người vận hành thiết bị đóng vai trò là người chủ của thiết bị đó, phối hợp chặt chẽ với cán bộ chuyên trách bảo dưỡng, kỹ sư sản xuất và cán bộ quản lý để đảm bảo thiết bị được vận hành trơn tru hàng ngày. Nhiều tổ chức hiểu sai về TPM khi cho rằng chỉ công nhân trong phân xưởng sản xuất cần tham gia các hoạt động TPM. Trên thực tế, để có hiệu quả, TPM cần phải được thực hiện trên cơ sở toàn bộ tổ chức và có sự tham gia của tất cả mọi người.

Việc thực hiện TPM nhằm tối đa hóa hiệu suất thiết bị, nâng cao năng suất với một hệ thống bảo trì được thực hiện trong suốt vòng đời của thiết bị, đồng thời nâng cao ý thức và sự hài lòng với công việc của người lao động. Với TPM, mọi người cùng hợp lực và tương tác với nhau để nâng cao hiệu suất hoạt động của thiết bị một cách hiệu quả nhất. Quan điểm cũ: trách nhiệm của tôi (công nhân vận hành thiết bị) là vận hành thiết bị, trách nhiệm của anh (công nhân bảo trì) là sửa chữa thiết bị, được thay bằng tôi và anh cùng chịu trách nhiệm về thiết bị của chúng ta, nhà máy của chúng ta, tương lai của chúng ta.

Tại doanh nghiệp, TPM hướng nhiều vào phần cứng của hệ thống sản xuất trong một tổ chức, nên các đối tượng thích hợp nhất là các tổ chức/doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, trong đó, phần máy móc thiết bị tham gia đóng góp lớn cho việc tạo ra sản phẩm cũng như đóng vai trò quan trọng tạo nên chất lượng sản phẩm đó.

Lợi ích trực tiếp:

• Tăng năng suất và hiệu suất thiết bị toàn phần (OEE);
• Giảm chi phí sản xuất phát sinh do máy móc hỏng và dừng hoạt động thông qua thiết lập một hệ thống bảo dưỡng trong suốt vòng đời của thiết bị;
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng do giao hàng đúng hạn và chất lượng đáp ứng yêu cầu.

Lợi ích gián tiếp:

• Tạo môi trường làm việc tốt hơn, giảm tai nạn lao động;
• Cải tiến kỹ năng và kiến thức của cán bộ nhân viên;
• Khuyến khích phát huy tính sáng tạo và tinh thần làm chủ.

TPM được ví như một ngôi nhà, trong đó các nguyên tắc của TPM chính là hệ thống trụ cột của ngôi nhà đó. Các trụ cột của hoạt động TPM gồm:

• Bảo trì tự quản hay có thể gọi là Tự bảo dưỡng – Autonomous Maintenance: Mục đích của hoạt động là nâng cao kỹ năng, kiến thức cho nhân viên sản xuất về bảo trì tự quản và vận hành. Từ đó đưa máy móc về điều kiện cơ bản và sẵn sàng hoạt động. Bên cạnh đó nhân viên vận hành máy đúng cách để đạt được chất lượng và sản lượng cao nhất.
• Cải tiến có trọng điểm – Focus Improvement: là các hoạt động nâng cao hiệu suất, sản lượng đầu ra và giảm các chi phí của hoạt động sản xuất. Phương pháp thức hiện thông qua tìm kiếm những tổn thất (loss) của quy trình sản xuất từ nhập nguyên liệu đầu vào, hoạt động sản xuất và thành phẩm lưu kho. Sau khi có được các vấn đề, tổn thất thì tùy vào mức độ ưu tiên, độ khó sẽ tiến hành phân công thực hiện loại bỏ và theo dõi.
• Bảo trì có kế hoạch – Planned Maitenance: Mục đích của hoạt động là không có sự cố thiết bị (zero breakdown); Tăng mức độ tin cậy và bảo trì được dễ dàng; Giảm chi phí bảo trì bảo dưỡng; Có sẵn phụ tùng thay thế; Nâng cao kỹ năng cho nhân viên kỹ thuật.
• Bảo trì chất lượng – Quality Maintenance: Hoạt động hướng tới không có lỗi chất lượng sản phẩm hay phế phẩm (zero defect). Nhóm QM thông qua việc duy trì kiểm soát những chi tiết, thiết bị máy móc có liên quan tới chất lượng, và cải tiến nâng cao chất lượng sản phẩm.
• Huấn luyện và Đào tạo – Training and Education: Hoạt động nâng cao kỹ năng của nhân viên chạy máy và khả năng tự bảo dưỡng máy móc. Nâng cao trình độ nhân viên bảo trì để có kỹ năng trong việc bảo trì bảo dưỡng thiết bị. Xây dựng ý thức của nhân viên trong việc thực hiện cải tiến thường xuyên.
• Quản lý từ đầu – Early Equipment Management: Mục đích của hoạt động này là quản lý sản phẩm mới và máy móc mới. Đối với sản phẩm mới sau khi ra thị trường sẽ có đủ khả năng cạnh tranh với đối thủ. Sản phẩm luôn đáp ứng các tiêu chí về mặt chất lượng. Bên cạnh việc máy móc mới sau khi lắp đặt phải chạy đạt được hiệu suất. Thì các tiêu chí về máy móc dễ vận hành, dễ bảo trì bảo dưỡng, an toàn và chi phí trong suốt vòng đời thấp nhất cũng là các vấn đề cần được quan tâm.
• Hoạt động TPM tại khối hỗ trợ (Văn phòng, hành chính, phụ trợ) – Manufacturing Support/ Office Improvement: Mục đích của hoạt động là các tổn thất trong công việc văn phòng bằng không. Nâng cao năng lực của các phòng ban hỗ trợ cho hoạt động sản xuất.
• An toàn, Sức khỏe và Môi trường – Sefety, Health & Environment: Mục đích của hoạt động là duy trì mức độ an toàn trong nhà máy để không có tai nạn (zero accident). Cải thiện sức khỏe nhân viên, tạo môi trường làm việc thân thiện. Ngăn ngừa ô nhiễm và các sự cố môi trường.

Bên cạnh các trụ cột trên, để thực hiện tốt TPM không thể thiếu hoạt động 5S. 5S được xem là nền móng của ngôi nhà TPM, khởi đầu cho việc phát hiện các vấn đề để tiến hành những hoạt động cải tiến trong TPM.

Giai đoạn chuẩn bị:

• Thông báo của người lãnh đạo cao nhất về việc triển khai TPM: Người lãnh đạo cao nhất phải thông báo đến các nhân viên của mình về quyết định thực hiện TPM và chia sẻ với họ sự quyết tâm thực hiện kế hoạch đó đồng thời kêu gọi sự tham gia của mọi người. Thông báo này có thể được trình bày dưới dạng một bài phát biểu chính thức của người lãnh đạo nhằm giới thiệu khái niệm, mục tiêu và những lợi ích của TPM.
• Đào tạo về TPM: Chương trình đào tạo về TPM cần thiết kế nhằm loại bỏ hoài nghi và gia tăng sự hăng hái của mọi người. Một chương trình đào tạo khoảng 2-3 ngày tùy theo trình độ của học viên là hiệu quả nhất đối với những người quản lý, các trưởng phòng, tổ trưởng và quản đốc. Người đứng đầu doanh nghiệp nên tham gia vào các buổi tập huấn cho trưởng phòng và cán bộ cấp dưới. Với công nhân nên đào tạo dễ hiểu và cụ thể hơn thông qua các phương tiện nghe nhìn. Nếu có thể nên mời các chuyên gia và các nhà quản lý TPM cùng gặp mặt để trao đổi kinh nghiệm và kiến thức. Trong thời gian đào tạo có thể sử dụng băng rôn, tranh cổ động, khẩu hiệu… mang đặc trưng của TPM để tạo không khí hào hứng, thu hút sự ủng hộ cho TPM.
• Xây dựng tổ chức triển khai TPM (Ban TPM): Khi hoàn thành đào tạo TPM cho cấp lãnh đạo thì có thể triển khai thành lập Ban TPM. Cấu trúc hoạt động của Ban TPM được xây dựng dựa trên hình thức tổ chức dạng ma trận, huy động đại diện nhân sự từ các bộ phận tham dự và phân công vai trò, nhiệm vụ rõ ràng. Ban TPM nên được công bố chính thức và rộng rãi trong tổ chức để sẵn sàng cho các hoạt động tiếp theo.
• Xây dựng những mục tiêu và chính sách cơ bản: Đội ngũ đầu não của TPM phải xác định được chiến lược và những mục tiêu cơ bản. Phải mất ít nhất 3 năm để khắc phục những sự cố và trục trặc trong quá trình thực hiện TPM. Các mục tiêu phải chính xác và có thể định lượng, trong đó nêu rõ các nhiệm vụ (cái gì), số lượng (bao nhiêu) và thời gian thực hiện (bao giờ). Để định ra một mục tiêu có tính khả thi, cần xác định được chính xác và dễ hiểu mức độ và tính chất của các sự cố hiện tại và tỷ lệ lỗi sản xuất trên mỗi thiết bị.
• Lập kế hoạch tổng thể triển khai TPM: Bản kế hoạch phải chi tiết cho các hoạt động triển khai TPM, nội dung của bản kế hoạch bao gồm:
  • Tối ưu hóa hiệu suất của thiết bị bằng cách loại bỏ 6 lãng phí lớn.
  • Xây dựng hệ thống bảo trì phòng ngừa do bộ phận bảo trì thực hiện
  • Xây dựng chương trình bảo trì tự quản do người sử dụng thiết bị thực hiện
  • Đào tạo và rèn luyện để nâng cao kỹ năng cho nhân viên.

Giai đoạn giới thiệu:

• Khởi động TPM: Trong giai đoạn chuẩn bị từ bước 1-5, người lãnh đạo và đội ngũ nòng cốt đóng vai trò chủ đạo. Từ bước 6 trở đi, mỗi người công nhân cần thay đổi thói quen làm việc cũ để bắt đầu thực hiện TPM. Mỗi người công nhân đều giữ vai trò then chốt. Để tăng thêm quyết tâm và tinh thần phấn chấn cho công nhân, tốt nhất nên tổ chức một buổi họp. Tại đó, người lãnh đạo trình bày kế hoạch đã xây dựng, các công việc đã hoàn thành trong giai đoạn chuẩn bị (ví dụ như cơ cấu tổ chức thực hiện TPM, chính sách và mục tiêu TPM và kế hoạch tổng thể triển khai TPM của công ty). Công ty cũng có thể mời các nhà cung cấp, đối tác tham dự cuộc họp phát động dự án này để họ hiểu rõ chính sách của công ty để phối hợp thực hiện.
• Cải thiện hiệu suất của thiết bị: Đội ngũ kỹ sư máy và thợ bảo trì, các tổ trưởng tổ sản xuất và các nhóm thành viên nhỏ sẽ được tổ chức thành các đội dự án. Cách tổ chức này giúp việc loại bỏ các lãng phí được thực hiện dễ dàng hơn và từ đó nâng cao hiệu suất của thiết bị.
• Xây dựng chương trình bảo trì tự quản: Một công ty càng được thành lập lâu đời thì việc triển khai bảo trì tự quản càng trở nên khó khăn. Bởi vì người sử dụng thiết bị và người bảo trì thường khó thoát ra khỏi quan điểm “Tôi sử dụng chúng còn bạn thì sửa chữa chúng”. Thông thường để triển khai TPM cần mất thời gian từ 3-5 năm chính là vì lý do này. Để áp dụng TPM, tất cả mọi người trong công ty đều phải tin tưởng rằng việc bảo trì tự quản là có thể thực hiện được và mỗi cá nhân có trách nhiệm đối với thiết bị mà họ sử dụng.
• Xây dựng chương trình bảo trì phòng ngừa cho bộ phận bảo trì: Việc bảo trì phòng ngừa và bảo trì tự quản cần được thực hiện song song, do đó bộ phận vận hành máy và bộ phận bảo trì phòng ngừa cần phối hợp chặt chẽ với nhau. Chương trình bảo trì phòng ngừa nhằm tăng mức độ bảo trì theo các mức độ dưới đây:
• Giai đoạn 1: Giảm sự không đồng nhất trong tuổi thọ chi tiết máy: tức là khôi phục các bộ phận xuống cấp và loại bỏ các chi tiết hư hỏng nặng.
• Giai đoạn 2: Kéo dài tuổi thọ của chi tiết máy: Với những điều chỉnh ở giai đoạn 1, những khiếm khuyết có thể được khắc phục, nhờ đó loại trừ khả năng hư hỏng của máy móc.
• Giai đoạn 3: Phục hồi định kỳ các chi tiết hư hỏng: Giai đoạn này đã có thể nhận dạng các dấu hiệu và các dạng hư hỏng của chi tiết máy, từ đó có thể đề ra kế hoạch phục hồi định kỳ.
• Giai đoạn 4: Dự đoán tuổi thọ của chi tiết máy: Sử dụng các thiết bị chẩn đoán để dự đoán vòng đời của chi tiết máy.

Giai đoạn thực hiện

• Tiến hành đào tạo để cải thiện kỹ năng sản xuất và bảo trì: Khóa đào tạo cho người bảo dưỡng chuyên nghiệp được thiết kế phù hợp với loại hình công việc và trình độ kỹ năng của người được đào tạo. Khóa đào tạo cho người vận hành máy thường do người bảo dưỡng giảng dạy và đôi khi người vận hành lại giảng dạy cho người bảo dưỡng.
• Xây dựng chương trình quản lý thiết bị sớm: Để đạt được kết quả tốt trong TPM, tốt nhất là người vận hành máy sớm tham gia từ quá trình lắp đặt, chạy thử để hiểu về cấu trúc và các dữ liệu kỹ thuật của thiết bị. Khi quá trình chạy thử máy được diễn ra ở nơi sản xuất thì sự có mặt của các kỹ sư, người bảo dưỡng và người vận hành đều có lợi cho công việc quản lý thiết bị từ đầu.
• Hoàn thiện TPM và hướng tới những mục tiêu cao hơn: Trong giai đoạn mà TPM đã đi vào ổn định và thành quả của TPM không ngừng được nâng cao thì có thể tiến hành đánh giá lại công việc đã làm để hoàn thiện TPM hơn nữa.

Thực hiện thành công TPM là một thử thách khó đối với mọi tổ chức, nó đòi hỏi sự cam kết thực sự mạnh mẽ của từ lãnh đạo cấp cao đến người công nhân trực tiếp sản xuất.

Khó khăn thường gặp từ thực tế triển khai TPM:

• Thiếu các nguồn lực cần thiết như con người, thời gian, kinh phí… để triển khai thực hiện các hoạt động của TPM. Bên cạnh đó, sự hỗ trợ cũng thường không đầy đủ theo yêu cầu.
• TPM không phải và không thể tiếp cận theo kiểu “mì ăn liền”, do đó nó cần sự thay đổi từ văn hóa cho đến hành động thực tế.
• Rất nhiều người quan niệm rằng TPM chỉ đơn thuần là một “chương trình của tháng”, không có sự tập trung vào bất cứ trọng tâm nào và thường dẫn tới nghi ngờ về hiệu quả thực sự của TPM.
• Công nhân thường thể hiện phản đối mạnh đối với sự thay đổi.
• Nhiều người xem các hoạt động TPM là thêm công việc, gây rắc rối cho họ.

Những yếu tố tạo thành công:

Từ những khó khăn thường gặp như phân tích ở trên, người ta đã đúc kết được những yếu tố giúp thực hiện thành công và hiệu quả TPM bao gồm:

• Xác định rõ ràng các mục tiêu hướng tới khi triển khai TPM trong tổ chức trong từng giai đoạn. Đây sẽ là kim chỉ nam để phân bổ nguồn lực và các hoạt động cụ thể sẽ được lên kế hoạch thực hiện. Mục tiêu của TPM nên hỗ trợ cho mục tiêu của công ty để đạt được các hiệu quả thiết thực.
• Sự hợp tác của tất cả nhân viên trong tổ chức, từ lãnh đạo đến CBCNV là yếu tố nền tảng vững chắc biến những nỗ lực khi thực hiện TPM thành những thành công cụ thể. Kỹ năng trao đổi và truyền đạt thông tin của người điều phối chương trình TPM cũng có vai trò rất quan trọng. Người điều phối chương trình TPM phải trở thành một chuyên gia trong lĩnh vực văn hóa TPM, đào tạo, truyền tải tinh thần TPM tới tất cả mọi người trong tổ chức. Bên cạnh đó, triết lý của TPM yêu cầu phải có sự đóng góp hay cao hơn là cống hiến và đào tạo liên tục. Do đó, công ty cần chỉ định một hoặc hai công nhân hoạt động toàn thời gian cho TPM và những công nhân này định kỳ được tham gia các khóa đào tạo, hội thảo về TPM.
• Các chương trình đào tạo được thực hiện trong quá trình triển khai TPM không chỉ mang lại những thông tin, kiến thức kỹ thuật, kỹ năng sản xuất và bảo dưỡng mà còn giúp xây dựng một văn hóa trong công ty, văn hóa về khuyến khích học hỏi, sẵn sàng thay đổi và cải tiến liên tục. Qua những chương trình đào tạo tất cả mọi người đều nắm rõ chính sách, mục tiêu TPM của công ty và có cơ hội được cập nhật các hoạt động cũng như kết quả thực hiện TPM. Các khóa đào tạo, hội thảo cần được thực hiện thường xuyên, định kỳ cho mọi cấp độ trong công ty hàng tuần hoặc hàng tháng.
• Ở giai đoạn giới thiệu, tập trung vào các dự án cải tiến hiệu suất các thiết bị, tuyên truyền và động viên khen thưởng kịp thời hoặc định kỳ các cá nhân tích cực, các dự án có hiệu quả.
• Quan tâm việc duy trì và hoàn thiện quá trình thực hiện TPM.